Правильный переход на новую программу. Пошаговое руководство для программиста. О интересных вещах из мира IT, инструкции и рецензии Почему такое случается

Далеко не все и не всегда задумываются о наиболее подходящем моменте для перехода на новую версию программ 1С. В большинстве случаев это происходит не подготовлено, что влечет различного рода проблемы. А между тем, вопрос то не так прост как может показаться. Есть множество факторов, которые нужно учесть для выбора правильного момента для перехода. Вот некоторые из них:

Регламентированный учет удобно вести с начала года

Если вы планируете в новой версии 1С вести регламентированный учет (бухгалтерский, налоговый, кадровый, персонифицированный и т.п.), то удобнее всего переходить с начала года. Это вовсе не означает, что в середине года перейти невозможно. Конечно, возможно. Но в этом случае следите, чтобы переход осуществлялся в начале квартала. Управленческий, оперативный, финансовый учет менее критичны к переходу с начала года.

Загрузка собственных специалистов текущей работой

От Ваших специалистов скорее всего потребуются дополнительные усилия для подготовки и запуска новой программы, поэтому желательно выбирать время, когда они заняты меньше - сезонные спады, интервалы между расчетами зарплаты (для зарплатных программ) и т.п.

Достоверность данных в старой системе

Очень распространенная ситуация, когда в торговой системе товарные остатки не соответствуют действительности и собственники не хотят переносить этот бардак в новую. В этом случае момент перехода может быть привязан к инвентаризации. Инвентаризацию в свою очередь тоже не всегда можно провести и для нее выбирается определенное время - опять таки сезонный спад, новогодние или майские праздники и т.п.

Доступность специалистов подрядчика

Если вы планируете привлекать к переходу на новую версию программы 1С специалистов подрядчика, то следует позаботиться об этом заранее. Поскольку большинство переходов делается с начала календарного года, у подрядчиков в это время аврал и все специалисты расписаны на несколько месяцев вперед.

Ориентация на бизнес цели и задачи

На самом деле, конечно же всё должно плясать именно от задач вашего бизнеса. Все другие факторы намного менее значимы.

Мы рассмотрели некоторые факторы, влияющие на выбор момента перехода на новую программу 1С. Однако, в большинстве случаев переходу предшествуют подготовительные работы, на которые тоже нужно выделить время. Давайте рассмотрим какие работы могут потребоваться:

1. Обследование текущей программы и бизнес-процессов вашей компании, которые так или иначе будут задействованы при переходе. Оно должно показать достаточно ли типового функционала новой программы, или нужны ее доработки, а также более тщательно спланировать задачи и расставить приоритеты.


2. Доработка новой программы 1С . На этом этапе кроме доработок функционала новой программы как правило еще разрабатывается механизм переноса данных из старой программы в новую.


3. Тестирование доработок на контрольных примерах. При этом сами контрольные примеры должен готовить заказчик по шаблонам, предоставленным Исполнителем.


4. Обучение пользователей новой программе 1С.


5. Подготовка к запуску . На этом этапе осуществляется перенос данных из старой программы в новую, установка новой программы на Ваших компьютерах и серверах, а также её первичная настройка.


6. Параллельная тестовая эксплуатация старой и новой системы . Этим этапом часто пренебрегают, но именно он гарантирует бесперебойную работу бизнеса и позволяет проверить новую программу в "боевых" условиях.

Как видите, заняться до перехода есть чем, поэтому мы рекомендуем обратиться к подрядной организации как можно раньше.

Почему такое случается?

Для того, чтобы программный продукт оставался полезным для вас Фирма 1С постоянно вносит обновления, добавляет новые возможности, учитывает ваши пожелания.

Но наступает момент, когда новые решения невозможно воплотить в старой редакции. Для реализации всех новых механизмов и возможностей разработчики создают "новый формат" программы и прекращают поддержку предыдущей версии.

Как узнать о выходе новой редакции?

А также на нашем сайте или из нашей информационной рассылки по электронной почте.

информационная
рассылка

Что значит «прекращена поддержка»?

Прекращение поддержки означает, что программный продукт не будет соответствовать новым изменениям в законодательстве, не будет развиваться дополнительный функционал, а значит, ведение учета в программе будет неверным, сдача отчетности из программы будет невозможна и многие удобные возможности не будут использованы.

Когда нужно переходить?

Фирма 1С заранее предупреждает о грядущих изменениях, и у пользователей программ есть год, а то и больше. Лучше всего планировать переход на новую редакцию заблаговременно – это поможет вам полноценно освоить новую программу, без спешки разобраться во всех тонкостях ведения учета, обучить сотрудников и без паники приступить к работе в новом отчетном периоде.

Как переходить?

Возможны разные варианты перехода – при желании пользователь может сделать это самостоятельно, скачав на сайте 1С необходимое обновление (дистрибутив). А можно воспользоваться помощью специалистов. Каждый из вариантов имеет свои особенности. Самостоятельный переход подходит не каждому, поскольку есть большая вероятность перенести не все данные, либо перенести некорректно, получить много ошибок и совсем запутаться. Переход с помощью специалиста гарантирует качественный перенос данных, кроме того, при возникновении вопросов всегда можно обратиться за помощью.

Сколько это стоит?

Стоимость зависит от многих факторов:

• типовая или доработанная конфигурация 1С;
• количество информационных баз данных;
• объем переносимых данных;
• корректность ведения учета пользователями;
• соблюдение методологии ведения учета.

Наши менеджеры рассчитают оценку стоимости перехода, исходя из условий конкретно по вашей организации.

Что будет, если не переходить на новую редакцию программы?

Как уже было сказано выше, программа, оставшаяся без поддержки, перестает быть актуальной.

Вы по-прежнему сможете использовать программу, но при этом не будет происходить обновление форм регламентированной отчетности, изменение государственных значений, в связи с чем составление отчетности вызовет большие затруднения.

В связи с тем, что фирма 1С в 2018 году прекращает поддержку конфигурации «1С:Зарплата и Управление персоналом» версии 2.5, крайне желательно, не откладывая, запланировать и организовать переход на ЗУП 3.0 (3.1).

«1С:Зарплата и Управление персоналом» 3.1 – совершенно новая программа, с новой архитектурой хранения и обработки данных*, что не позволяет обычным способом – путем установки обновления, перейти на новый релиз конфигурации. Потребуется осуществить перенос данных с 1С ЗУП 2.5 в новую систему, то есть загрузить и выгрузить данные.

*Помимо отличий в части архитектуры ЗУП 3.0 отличается новым дизайном, поддержкой Web-клиента, повышением удобства работы, в частности из-за возможности использовать современный интерфейс «Такси».

Перейти на версию программы 1С ЗУП 3.1 можно с нового месяца, не дожидаясь начала года. Закрыли месяц – перешли на новую редакцию.

Оптимально это сделать, используя упрощенный вариант переноса, так как все начисления и удержания переезжают не документами, а записями регистров.

Рекомендуемый оптимальный и безопасный способ перехода: параллельный расчет заработной платы одновременно в 2 версиях (старой и новой) программы 1С ЗУП в течение одного (или нескольких) отчетных периодов. Параллельный расчет заработной платы в обеих базах позволит пользователям изучить и привыкнуть к новой программе, сравнивая ее с предыдущей версией, исключит остановку в работе, если в новой программе что-то пошло не так.

Инструкция по переходу с ЗУП 2.5 на 3.1

Для того чтобы корректно перенести учетные данные из одной программы в другую, потребуется предварительная подготовка базы ЗУП 2.5. Она заключается в том, чтобы закрыть отчетный период (месяц) в ЗУП 2.5, сделать копию рабочей ИБ этой версии, и посредством конфигуратора осуществить тестирование и исправление (если оно необходимо, что, скорее всего) базы.

• Создать чистую информационную базу с последним релизом 1С:ЗУП 3.1;
• Запустить его в пустой базе, указав на первом шаге работы стартового пошагового помощника, что требуется выполнить перенос данных из редакции 2.5; Выполнить загрузку данных;
• Осуществить полную проверку данных после переноса.

Подробно: порядок перехода с ЗУП 2.5 на 3.0 /ЗУП 3.1

• Подготовка к переходу на новую программу

В старой информационной базе версии 2.5 доделайте все документы по начислению зарплаты, больничных, отпусков, выплаты зарплаты, расчету и перечислению налогов и взносов и т.д. Сделайте копию рабочей базы ЗУП 2.5 и разверните ее в отдельном каталоге. Зайдите в программу в режиме работы «Конфигуратор», выберите команду «Тестирование и исправление» в меню «Администрирование». Если ЗУП давно не обновлялся – обновите до последнего релиза.

• Создание новой информационной базы ЗУП 3.1

Последний свежий релиз 1С ЗУП 3.1 можно скачать с сайта обновлений 1С. Помимо этого может потребоваться установка более новой версии платформы «1С:Предприятие 8», обновления которой также можно скачать с сайта.

Для создания чистой информационной базы необходимо запустить ярлык 1С и нажать «Добавить», указав создание новой базы. Далее выбрать из шаблона последний релиз «1С:Зарплата и Управление персоналом» 3.1.

Рисунок 1.Создание чистой базы 1С ЗУП 3

• Настройка стартового помощника и выбор варианта переноса данных

При начальном запуске ЗУП 3.1 надо выбрать пункт о переносе данных из «1С:Зарплата и управление персоналом 8», редакция 2.5, а после этого выбрать один из двух вариантов переноса данных:

Рисунок 2. Перенос данных в ЗУП 3.1.2.213

Из списка баз необходимо выбрать соответствующую базу версии 2.5, данные из которой требуется перенести:

Рисунок 3.Перенос данных в ЗУП 3.1.2.213

Рисунок 4.Выбор варианта переноса данных в ЗУП 3.1.2.213

Перенос данных с 1С ЗУП 2.5 на 3.1

• При выборе данного варианта переносятся не сами документы прошлых лет, а данные регистров и справочники.
• Данный вариант позволит использовать в кадровом учете и расчете зарплаты новые возможности.
• По взаиморасчетам перенесутся только остатки.
• Перенос кадровой истории (Т-2), данных для расчета среднего заработка.*
• Максимально быстрый вариант переноса.

*Однако не перенесутся данные о работниках по договорам ГПХ, а также данные о займах.

• При выборе данного варианта переносятся документы.
• Новые возможности программы использованы не будут, будут использованы документы из предыдущей редакции.
• В части кадровых данных переедут все документы: увольнение, перемещение и пр.
• Плановые начисления будут перенесены в виде записей регистров, тогда как при упрощенном – переносился только срез.
• По взаиморасчетам переносятся все документы.
• При полном переносе, необходимо исправить все ошибки учета, которые, скорее всего, возникали в прошлых периодах, иначе придется исправлять в новой базе. После этого все документы и данные необходимо выверить в обоих базах.
• Поскольку объем переносимых данных велик, процесс будет проходить медленно.*

*В старой базе сохранятся все данные, к которым можно обратиться в любое время и найти необходимые данные.

Рисунок 5. Загрузить данные

• Проверка данных после переноса

Перед стартом работы с новой программой 1С ЗУП 3.1, как уже упоминалось, следует проверить полноту и корректность перенесенных данных из старой версии – 2.5. Для этого смело используйте отчеты для сверки данных.

Необходимо проверить:

• Организационную структуру предприятия, справочники «Организации», «Подразделения», «Территории»;
• Личные данные сотрудников;
• Начальную штатную расстановку;
• Начисления и удержания, корректность формул;
• Остатки по взаиморасчетам.

В результате перехода на 1С:ЗУП новой версии и произведенных предварительных действий, после переноса данных, мы получим две отдельные базы: старая информационная база программы ЗУП 2.5 с документами и новая – версии программы 3.1 с начальными остатками. При этом рекомендуется некоторое время вести расчет заработной платы параллельно в обеих программах, и после того, как полностью освоитесь с новой конфигурацией, можно переходить на учет только в ней.

2017-12-07T17:44:22+00:00

1С:Бухгалтерия редакция 3.0, в отличие от 2.0, работает на "Управляемых формах".

"Управляемые формы" - это новый подход к построению интерфейса программы, её взаимодействию с пользователем и работе через сеть.

Становится возможным режим работы в котором на компьютере пользователя происходит только ввод и отображение информации, а всё остальное делает другой компьютер (сервер).

Возрастает скорость работы и появляется возможность заходить в 1С через браузер или .

Обязательно ли переходить?

Да, согласно информационному письму 1С "О замене редакции 2.0 на редакцию 3.0" такой переход будет обязательным начиная с 20xx года ( к слову сказать, прекращение поддержки редакции 2.0 переносят уже не первый год, но есть мнение, что эта поддержка рано или поздно всё же будет прекращена ).

Итак, по имеющейся на данный момент информации:

• 1С:Бухгалтерия редакция 2.0 будет поддерживаться до конца 1 квартала 20xx года в объеме необходимом для сдачи годовой отчетности за 20xx год. Это и изменения в законодательстве и, конечно же, регламентированная отчетность.
• Но вот отчетность за 1 квартал 20xx года придется сдавать уже в новой редакции, так как изменения в законодательстве и новые комплекты отчетности за 20xx год будут реализовываться только для редакции 3.0.

В общем никто сейчас не знает - сколько ещё будет поддерживаться вторая редакция

Насколько просто будет перейти на новую редакцию 3.0?

Вообще говоря, переход на 1С:Бухгалтерия 3.0 с редакции 2.0 выполняется как простое обновление базы, к которому мы и так уже давно привыкли. Ведь именно с такими обновлениями у нас в программе появляются новые комплекты регламентированной отчетности.

Процесс обновления по шагам расписан ниже.

Относительно простым такое обновление будет для пользователей у которых конфигурация полностью типовая, то есть не дорабатывалась в конфигураторе. В этом случае с обновлением справиться любой достаточно грамотный пользователь. Если же конфигурация нетиповая, то нужно обращаться к специалисту.

С какими трудностями придется столкнуться после перехода?

1. Если вы пользовались какими-то внешними обработками или отчетами, то в новой редакции все они перестанут работать. И вам нужно будет новые версии этих обработок для управляемого интерфейса.
2. Если ваша старая редакция дорабатывалась через конфигуратор, то все эти доработки придется повторить для редакции 3.0.
3. Новый, непривычный интерфейс. В целом приемы работы повторяют редакцию 2.0, но есть много нового. В разделе я постараюсь выкладывать информацию по приемам работы в 1С:Бухгалтерия 3.0. за новостями.

Процесс перехода с редакции 2.0 на 3.0 по шагам

Ручной способ

6. Система подберет подходящую версию 1С:Бухгалтерия редакция 3.0, на которую вы можете перейти с двойки. Нажмите кнопку "Далее".

7. Дождитесь пока 1С скачает все файлы обновления с сайта.

8. Выберите пункт "Да, перезапустить 1С:Предприятие" и нажмите кнопку "Далее".

9. Теперь нужно ждать пока происходит обновление. Это очень долгий процесс. Может и пол часа обновлять, может и полтора часа. Тут и от мощности вашего компьютера зависит и от размера базы.

10. После обновления запускается уже новая версия 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0).

11. Вновь окно с обновлением - программа производит подготовительные действия после перехода на новую редакцию.

12. Готово! Поздравляю, вы перешли на новую редакцию 1С:Бухгалтерия 3.0.

Но не всегда и не у всех всё проходит гладко. В случае неудачного обновления - программа автоматически сделает откат на прежнюю версию. Но, на всякий случай, у вас всегда должна быть под рукой резервная копия , сделанная перед обновлением.

Поставили задачу перейти на новую программу? И сохранить при этом накопленные данные?

В этой статье я расскажу - как организовать процесс перехода на новую программу так, чтобы не пришлось увольняться.

Самые распространенные заблуждения

80% вопросов, возникающих после перехода на новую программу, связано всего с 2-мя основными моментами:

1. Перенос данных, настройку, сверку выполнял программист или системный администратор. Другие сотрудники (руководители направлений, бухгалтеры, кадровики и др.) в процессе переноса не участвовали («некогда», «много работы», «ты и так знаешь как мы работаем»).
2. Сразу же после переноса начали вести учет в новой программе.

Претензии в обоих случаях, как правило, однотипны - «программа сырая», «не подтягиваются данные», «все приходится делать руками», «что ты за программист».

Перенос данных - это всегда проект! И поэтому подходить к нему нужно так же, как и к любому другому проекту - планировать этапы, контролировать их выполнение и результаты.

Предварительные действия

Самый лучший проект перехода на новую программу - когда о его результатах известно еще до самого переноса данных.

Изучите возможности новой программы. Вы должны заранее знать, чего можно от нее ждать. Пользуйтесь документацией, материалами с сайта информационно - технологического сопровождения, тематическими форумами.

Опишите методики отражения хозяйственных операций в текущей программе. При этом используются типовые механизмы или они основаны на доработках? Можно реализовать эти методики в новой программе без внесения изменений? Если изменять, то что - методику или планировать доработки?

Проверьте, поддерживает ли новая программа ваше «железо», операционные системы, другое программное обеспечение. Составьте список на обновление.

Если составлен список обновлений (ОС, ПО, железо) - выберите поставщиков, согласуйте спецификации, запланируйте и утвердите бюджет.

Выберите инструмент перехода . Если используются решение стороннего разработчика - изучите его документацию, проконсультируйтесь по возможности внесения необходимых Вам доработок, исправлений, сроках и расписании работы службы техподдержки.

Подготовьтесь к неизбежному

Обновите железо, операционные системы, прочее программное обеспечение.

Обучите пользователей (и обучитесь сами) работе в новой программе. Особенное внимание - методикам отражения ваших хозяйственных операций. Только еще приступая к работе с новой информационной базой, ваши пользователи уже должны уметь их учесть.

Подготовьте краткие инструкции по отражению хозяйственных операций в новой программе для тех методик учета, которые планируется использовать. Если прежние методики не поддерживаются - разработайте новые.

Выберите время для переноса . Самое удобное время - это начало нового финансового и налогового периода. Особенно - для программ, предназначенных для расчета заработной платы. Особенно - в целях корректного составления формы 6-НДФЛ (для программ, предназначенных для расчета зарплаты и кадрового учета). При выборе времени обязательно учитывайте, поддерживается ли производителем ваша текущая программа. Переход крайне желательно запланировать до завершения поддержки.

Для консультаций, настройки системы обязательно привлекайте ключевых сотрудников - руководителей направлений, бухгалтеров, работников кадровой службы и др. Они - ваши помощники. Именно от их заинтересованности в результатах проекта зависит, как программу будут воспринимать другие пользователи.

В первую очередь составьте список тех, кто будет:

1. Переносить данные (разрабатывать инструменты перехода, если используются сторонние инструменты - контактировать с разработчиком решения, обеспечивать поддержку).
2. Выполнять настройку системы (отдельных участков, разделов).
3. Готовить необходимые данные (если в текущей системе они не хранятся).
4. Отвечать за железо, программное обеспечение .

Обязательно согласуйте с руководителем проектную команду и перечень работ, разработайте план - график их участия в проекте.

Помните, только лишь один программист, системный администратор (непосредственно выполняющий переход) не может и не должен отвечать за успешность проекта в целом. Перенос данных (особенно больших данных) - всегда командная работа.

Составьте план «Б» . Всегда должна оставаться возможность вернуться на старую программу или работать в новой, но в другом режиме, если что-то пойдет не по запланированному сценарию.

Переносы данных и все, что с ними связано

Подготовьте прежнюю программу - обновите, удалите помеченные объектов, найдите и исправьте ошибки, пересчитайте итоги.

Тестовые переносы

Проведите тестовые переносы данных. Ваша цель - добиться сопоставимости перенесенных данных. Обязательно учитывайте разницу в архитектуре программ. Далеко не все данные можно сопоставить «лоб в лоб». Составьте список отчетов для проверки.

Дайте пользователям возможность поработать в тестовой базе. Они освоятся в новой программе, сверят перенесенные данные, введут новые документы и проверят их работу, получат нужные отчеты. Результат переноса устроил - согласуйте настройки, зафиксируйте договоренности на бумаге.

Составьте сценарий своих действий при переносе данных, чтобы ничего не забыть и сэкономить время.

После того, как в результате тестовых переносов данных удалось добиться сопоставимости результатов, переходите к финальному переносу.

Финальный перенос

Заранее известите пользователей о дате и времени проведения работ по переносу данных, если возможно - запретите на это время вход в прежнюю программу.

Выделите необходимые ресурсы . Внезапно окончившееся место на жестком диске или отключение электричества значительно уменьшают шансы уложиться в заранее согласованные сроки.

Перенесите данные и выполните заключительные действия - создайте и настройте пользователей, назначьте группы и шаблоны доступа, подключите программу к интернет-поддержке, загрузите базовые классификаторы, настройте программу по заранее согласованным договоренностям.

Запретите ввод данных текущего периода в прежнюю программу.

Первое время после переноса

Будьте готовы к неожиданностям. Каким бы продуманным и хорошо организованным ни был проект перехода на новую программу, почти всегда находятся мелочи, которые забыли учесть, вовремя не обратили внимание и т. п.

Продолжайте развивать план «Б» - планируйте параллельную работу 2-х систем или возможность вернуться на прежнюю.

И в заключение…

Переход на любую современную программу - это сложный, многоэтапный процесс. К нему обязательно нужно готовиться. Следуйте этим простым советам, и Ваш проект перехода обязательно будет успешным.